Fallstudie: Fotografen-Koordination mit Desk-Net

Desk-Net als mobile Terminkoordination für Fotografen

Fotograf Stefan Gregor ist ständig für seine Redaktion des Main-Echos im Raum Aschaffenburg unterwegs. Um seine Termine mit den Kollegen aus dem Fotoressort und der Redaktion abzustimmen, nutzt er die Redaktionssoftware Desk-Net. Damit hat er jederzeit und von überall Zugriff auf seine Termine.

„Wir erhalten alle unsere Aufträge für Fotos über Desk-Net. Auf meinem iPad checke ich von unterwegs, was als nächstes zu tun ist. In dringenden Fällen halten wir per Telefon noch einmal Rücksprache mit der Redaktion“, erklärt Stefan Gregor.

Auch die Ludwigsburger Kreiszeitung beauftragt ihre Fotografen über Desk-Net. Die Aufträge sind in die Themenplanung eingebunden.

Fotograf Stefan Gregor koordiniert Termine unterwegs mit Desk-Net auf dem iPad (Foto: Dirk Ceelen)

Die Koordination der Fotografen beim Main-Echo

Ein Team von vier Fotografen erstellt die Fotos für das Main-Echo in Aschaffenburg. Sie teilen die Termine untereinander auf und versehen die Aufträge mit einem Kürzel. Diese Abstimmung erfolgt inzwischen komplett mobil, so dass die Fotografen nicht mehr zur Verteilung der Aufträge in der Redaktion anwesend sein müssen.

Stefan Gregor spart dadurch kostbare Zeit: „Die Koordination der Fotografen und ihrer Aufträge ist mit Desk-Net erheblich einfacher und schneller geworden.“ Ist Stefan Gregor unterwegs, überblickt er die anstehenden Termine kontinuierlich mit Hilfe seines iPads, auf dem er sich eine Übersicht für drei Tage anzeigen lässt (siehe Bild oben). Andere Kollegen nutzen Ausdrucke, um sich unterwegs über ihre persönlichen Termine zu informieren.

*** Link-Tipp im Desk-Net Support-Portal: So greifen Sie mobil auf Ihre redaktionellen Termine in Desk-Net zu ***

Dezentrale Planung zwischen Redaktion und Fotografen

Die Redaktion des Main-Echos informiert die Fotografen frühzeitig über Aufträge, indem sie die Termine in Desk-Net einträgt und mit einem Bildsymbol versieht. Die Notizfunktion liefert dazu die Nachricht, welcher Fotograf an welchem Tag verfügbar ist.

Bei Bedarf fügt die Redaktion Informationen zum Foto-Motiv hinzu, die vom Fotografen als Bildunterschrift verwendet werden können.

Beim Main-Echo wird darüber hinaus bereits beim Eintrag des Fotos in Desk-Net der gewünschte Dateiname der Bilder festgehalten. So stellt die Redaktion sicher, dass die später vom Fotografen in die Bilddatenbank hochgeladenen Bilder nahtlos vom Redaktionssystem importiert und den entsprechenden Artikeln zugewiesen werden können.

Auftrag „akzeptiert“ bei der Ludwigsburger Kreiszeitung

Die Redaktion der Ludwigsburger Kreiszeitung steuert ihre Fotografen getrennt nach Stadt- und Kreisredaktion.

„Jeden Donnerstag planen wir die kommende Woche. Dabei stellen wir Termine und Themen als Vorschläge in Desk-Net ein und versehen sie mit Stichworten“, erläutert Dr. Hans-Peter Jans, stellvertretender Leiter der Stadtredaktion bei der Ludwigsburger Kreiszeitung die Planung der Stadtredaktion. Fotografen wie Redakteure können damit ihre voraussichtlichen Termine bereits eine Woche im Voraus überblicken.

In der täglichen Konferenz der Stadtredaktion wird dann für den folgenden Tag entschieden, welche Termine Redakteure und Fotografen übernehmen. Dieses „OK“ für ein Thema erfolgt durch einfaches Umstellen des Status in Desk-Net von “Vorschlag” auf “Akzeptiert”. Für Dr. Hans-Peter Jans eine deutliche Erleichterung: „Mit diesem einfachen Abstimmungsprozess ist die Koordination zwischen den Fotografen und der Redaktion spürbar effizienter geworden.“

Ähnlich zur Stadtredaktion nutzt die Kreisredaktion Desk-Net in der Fotografenkoordination. Alle Termine werden im Status “Vorschlag” eingestellt. Am Wochenanfang wird dann entschieden, welche Termine besetzt werden und ob auf diesen ein Foto erstellt werden soll. Zu diesem Zeitpunkt werden bereits Zusatzinfos für den Fotografen eingegeben.

Der koordinierende Fotograf filtert sich die Terminliste der Redaktion anschließend so, dass er nur die Foto-Termine sieht und vergibt die Termine anschließend an die internen und freien Fotografen.

“Mit diesem Prozess haben wir spürbar weniger Arbeit in der Vergabe unserer Foto-Termine”, sagt Günter Bächle, Leiter der Kreisredaktion bei der Ludwigsburger Kreiszeitung.

Beauftragung der freien Fotografen

Auch in der Stadtredaktion werden die freien Fotografen durch Desk-Net in die Arbeit einbezogen. Am Abend vergibt ein zentraler Koordinator die Termine des kommenden Tages per Telefon und Desk-Net an die Fotografen.

Die Fotografen rufen ihre Termine zudem von zu Hause oder von unterwegs auf. Mit einem Klick auf die Bestätigungsfunktion stellen die freien Fotografen sicher, dass sie den Auftrag erhalten und akzeptiert haben.