Aspekte moderner Redaktionsplanung

In Zeiten des Mediennutzungswandels passen moderne Redaktionen ihre Prozesse kontinuierlich an die sich wandelnden Rahmenbedingungen an. Hiervon ist auch die Redaktionsplanung betroffen.

Was umfasst jedoch die Redaktionsplanung und was sind in der heutigen Zeit die wesentlichen Einflussfaktoren auf die sie konstituierenden Elemente?

Basierend auf der Zusammenarbeit mit unseren Kunden der Software für Redaktionsplanung Desk-Net zeigen wir in diesem Beitrag die wesentlichen Aspekte auf.

Starten wir mit dem Versuch einer Definition von Redaktionsplanung: Als Teil des Redaktionsmanagements umfasst die Redaktionsplanung sämtliche vorwärts gerichteten, antizipierenden und planerischen Aufgaben und Tätigkeiten, die den redaktionellen Betrieb sicherstellen.

Konkret können wir folgende Aufgabengebiete identifizieren:

Themenplanung

Im Zentrum der täglichen Redaktionsplanungsaufgaben steht die Themenplanung. Ausgehend von der Frage der Themenideen, Themenvorschläge und kommender Veranstaltungen etabliert die modernde Redaktion analog zu Vertriebsabteilungen eine Themen-Pipeline.

Von der Langfristplanung über die Kurzfristplanung bis hin zur Planung einer konkreten Ausgabe wird damit kontinuierlich verfolgt, was für Themen es in welchem Bearbeitungszustand gibt und ob diese zusammengefasst in einer Ausgabe ein attraktives Themenbündel ergeben.

Weitere Aspekte der Themenplanung haben wir in einem speziellen Beitrag "Themenplanung" aufbereitet.

Terminplanung

Je nach Redaktion kann die Terminplanung die Basis eines Großteils der Themenplanung ausmachen.

Wesentliche Aufgaben der Terminplanung sind

  • die Identifizierung von Terminen (nur von Veranstaltungen, derer man bewußt ist, kann man berichten),
  • die Klassifizierung der Termine (Was für ein Termin ist das? Ist dieser relevant? Wann und wo ist dieser?) sowie
  • die Entscheidung über die Art und Weise der Besetzung und Berichterstattung.

Mit Hilfe moderner Kalender-Feeds wie z.B. EventsML G2 können Redaktionen heutzutage kontinuierlich und ohne Medienbruch in Planungsprogrammen wie z.B. Desk-Net über kommende Termine informiert werden und diese nahtlos in die Themenplanung übernehmen.

Mitarbeitereinsatzplanung

Eng verknüpft mit der Themen- und der Terminplanung ist die vorausschauende Koordination der redaktionellen Mitarbeiter - gleich, ob diese interne Mitarbeiter oder Freie sind.

In Abhängigkeit von zu besetzenden Schichten und Abwesenheiten (s.u.) muss einerseits sichergestellt werden, dass alle zu besetzenden Aufgaben und Termine in der Tat besetzt werden.

Zugleich sorgt eine moderne Redaktionsplanung für einen effizienten Einsatz der Mitarbeiter, so dass ungenutzte Kapazitäten sinnvoll eingesetzt werden und nicht mehr Aufwand als nötig für die zugeteilten Aufgaben entsteht.

Ein Kennzeichen unserer Zeit ist zudem, dass Redaktionen vermehrt dazu übergehen, Termine in Abstimmung mit anderen Redaktionen zu besetzen, um kostenträchtige Doppelbesetzungen zu vermeiden.

Schicht- und Abwesenheitsplanung

Die Planung des Mitarbeitereinsatzes erfolgt unter Berücksichtigung der Besetzung von Schichten bzw. Diensten sowie unter Berücksichtigung von Urlaub, Krankheitstagen und sonstigen Abwesenheiten.

Dabei ist eine Besonderheit der Schicht- und Dienstplanung zu beachten: Die Zuteilung eines Mitarbeiters zu einem Dienst kann sowohl Verfügbarkeit wie auch Nicht-Verfügbarkeit bedeuten. So gelten z.B. einem Sonntagsdienst zugewiesene Redakteure und Fotografen als verfügbar, um Sonntagstermine wahrnehmen zu können.

Andererseits kann die Zuordnung zu einem Newsdesk-Dienst gerade das Gegenteil bedeuten, da der jeweilige Mitarbeiter am Newsdesk seinen Aufgaben nachkommen muss und gerade deshalb keine weiteren Aufgaben wahrnehmen kann.

Die Schichtplanung gewinnt heutzutage immer mehr an Bedeutung. Durch die besonderen Nutzungszeiten von Online-Nachrichtensites (u.a. Morgenspitze) und Tablet-Produkten, die vor allem am Abend genutzt werden entzerrt sich der klassische Arbeitsalltag einer Nachrichtenredaktion. Mehr und mehr Mitarbeiter müssen versetzt in Schichten arbeiten.

Einige wenige Redaktionen gehen mittlerweile sogar dazu über, Schichten von Mitarbeitern in anderen Zeitzonen zu besetzen. Diesen neuen Anforderungen muss durch leistungsfähigere Tools Rechnung getragen werden.

Budgetierung und Forecasting

In finanziell immer anspruchsvolleren Zeiten gewinnt die monetäre Planung der Redaktionsaufgaben stetig an Bedeutung. Neben der jährlichen Budgeterstellung muss dessen Einhaltung im Rahmen des Controllings durch entsprechendes Forecasting und monatliche Reports überprüft werden.

Je nach Redaktion und Ausgabenstruktur unterscheiden sich hierbei die Reporting-Strukturen. So macht es z.B. bei einer Monatspublikation Sinn, die Kosten je Ausgabe zu erfassen, während z.B. bei Nachrichtensites eine Unterteilung in Zeit-Einheiten wie Monatsreports Sinn macht.

Unterstützung der Redaktionsplanung durch Software

Unser web-basiertes Tool Desk-Net unterstützt Redaktionen in den meisten der oben genannten Aufgabenbereiche.

Im Zentrum von Desk-Net stehen die Themenplanung, die Terminplanung und die Mitarbeitereinsatzplanung.