Software para salas de redacción: un entorno en rápida transformación

Después de años de relativa inmovilidad, el software para salas de redacción está atravesando un período de pleno cambio.

Durante años, el enfoque predominante fue el de licenciar sistemas editoriales grandes, y a menudo monolíticos, que prometían cubrir casi todos los elementos del proceso editorial. A su vez, era necesario complementar estos sistemas con otros programas informáticos según iban apareciendo deficiencias o simplemente cuando se veían superados por las necesidades de los usuarios.

En la actualidad, constatamos un cambio radical en el paisaje de software para salas de redacción.

  • Las necesidades en una redacción cambian rápidamente, por lo que se requiere una introducción más dinámica de nuevas capacidades del software; una escala de tiempo acelerada con mejor asistencia gracias a la flexibilidad del software como servicio (SaaS). Consecuentemente, los servicios SaaS se están expandiendo en consecuencia.
  • El número de procesos que necesitan soporte de software crece día a día.
  • Los usuarios finales esperan ahora una mejor experiencia de usuario del software B2B.
  • El concepto consistente en cubrir todas las necesidades de software en una redacción con un único paquete de un solo proveedor no ha tenido éxito.  


Un área clave que exige mucha atención tiene que ver con las herramientas de planificación y flujo de trabajo. La mayoría de las redacciones de mediano y gran tamaño han introducido herramientas de calendario editorial mientras que muchas de las más pequeñas están pasando de las hojas de Google a herramientas especializadas.

Claves en la integración de una herramienta de planificación

Es preciso tener en cuenta dos áreas claves cuando se integra un software de calendario de contenido en la sala de redacción:

  • Flujos de trabajo
  • Integración técnica


La primera es mucho más importante que la segunda, como demuestran las numerosas salas de redacción que ya trabajan con éxito con un calendario editorial no integrado.

¿Dónde encaja la herramienta de planificación en el contexto del software de la sala de redacción y su flujo de trabajo?

El papel de una herramienta de planificación está cambiando en la actualidad, lo que hace más difícil responder a la pregunta de cómo y dónde utilizarla en los flujos de trabajo de una redacción.

  • Planificación de contenidos: el papel tradicional, y todavía el más importante, de una herramienta de planificación.
  • Planificación y coordinación del flujo de trabajo

Flujos de trabajo en la planificación de contenido

Desde una perspectiva lógica y tradicional, una herramienta de planificación actúa como primera herramienta utilizada en el proceso: desde el momento en que se lanzan propuestas de historias hasta la publicación, pasando por el análisis de su éxito.

Sin embargo, hay una excepción: las noticias de última hora y otros contenidos publicados sin que haya un proceso formal de planificación. En estos casos, el proceso editorial pasa por alto la herramienta de planificación. En este contexto, el CMS puede utilizarse para enviar actualizaciones a la herramienta de planificación sobre lo que se publica automáticamente, de modo que las listas de contenido estén completas y actualizadas.

Planificación y coordinación del flujo de trabajo

Las herramientas de planificación avanzadas están ampliando su conjunto de funciones, que pasan de ser simples funciones de planificación de contenido a convertirse en un proceso más sofisticado de planificación y supervisión de los flujos de trabajo editoriales subsiguientes.

Esto es cada vez más importante, ya que muchos flujos de trabajo se distribuyen entre múltiples herramientas de software, que a menudo no están profundamente integradas. 
Un ejemplo al caso serían las herramientas de edición de vídeo o el software de creación de podcasts, para los que los paquetes creativos, con frecuencia, no están estrechamente integrados con el CMS.

En su papel tradicional de primera herramienta empleada en el flujo de trabajo editorial estándar, la herramienta de planificación asume crecientemente un papel en el que supervisa muchos, e incluso la mayoría, de los pasos del proceso en sala de redacción.
Como parte de esta función, la herramienta tampoco puede:

  • definir y desencadenar pasos de flujo de trabajo y/o
  • proporcionar una panorámica de panel de control sobre el estado actual del flujo de trabajo.


Estas capacidades avanzadas requieren un análisis más profundo del lugar que ocupa la herramienta de planificación en el contexto del software de sala de redacción.

Otros sistemas para la integración técnica de herramientas de planificación

Desk-Net constata habitualmente la siguiente secuencia de opiniones y decisiones cuando nuestra herramienta de planificación es considerada por una redacción:

  • Uno de los primeros requisitos previos es que haya una integración profunda, al menos con el CMS y, si es posible, con otros sistemas.
  • Los sistemas potenciales para integrar serían:
    • sistemas de gestión de contenidos
    • sistemas de gestión de activos digitales/medios de comunicación (DAM, MAM)
    • herramientas de chat como Slack
    • herramientas de análisis como Google Analytics
  • Tras un examen más a fondo, queda claro que gran parte de los datos de planificación no son necesarios en los procesos de edición y publicación posteriores realizados en el CMS y otros sistemas. Como resultado, se reduce la necesidad de una integración profunda.
  • Por lo general, las salas de redacción empiezan con una herramienta de planificación no integrada, o con una integración limitada, y muchas continúan trabajando así a pesar de las amplias opciones de integración.
  • Una vez que la herramienta de planificación se ha utilizado durante meses o incluso años, los equipos de proyecto se embarcan en esfuerzos de integración centrados en procesos para los que existe una gran cantidad de transferencia de datos (potenciales) entre la herramienta de planificación y otros sistemas.
  • En este sentido, es necesario responder a estas preguntas:
    • ¿Con qué sistema(s) necesitamos integrarnos?
    • ¿Bidireccional o de vía única?
    • ¿Qué elementos de datos deben sincronizarse?
    • ¿Qué necesitamos en la versión 1 de la integración y qué debería añadirse posteriormente?


El consejo básico aquí sería el siguiente: es mejor tener buenos procesos de planificación con una herramienta de planificación no integrada o ligeramente integrada que tener malos flujos de trabajo de planificación con una herramienta profundamente integrada.