Le logiciel pour les salles de rédaction ; un environnement en pleine mutation

Après des années de stagnation, les logiciels destinés aux salles de rédaction passent aujourd’hui par une période de changements mejeurs.

Depuis quelques années, l’approche prédominante consistait à autoriser des systèmes éditoriaux très lourds, souvent archaïques, qui promettaient de couvrir toutes les étapes du processus éditorial. Ces systèmes devraient ensuite être complétés par d'autres logiciels au fur et à mesure que leurs lacunes deviendraient évidentes, voire simplement dépassés par les besoins des utilisateurs.

Néanmoins, nous constatons aujourd’hui un changement radical dans le paysage des logiciels pour les salles de rédaction.

  • Les besoins d'une salle de rédaction évoluent rapidement, ce qui nécessite à son tour d'introduire de nouvelles fonctionnalités logicielles - ce gain de temps est possible grâce à la flexibilité du logiciel en tant que service (SaaS). Les services SaaS se développent également en conséquence.
  • Le nombre de processus devant être pris en charge par les logiciels augmente chaque jour.
  • L’utilisateur final s'attend maintenant à une meilleure expérience utilisateur des logiciels B2B.
  • Couvrir tous les besoins en logiciels d’une salle de rédaction, et ce avec une seule suite logicielle d’un seul fournisseur, n’a jamais fait ses preuves.

Que choisir parmis la myriade d’outils de planification et de workflow? La plupart des salles de rédaction, de moyenne à grande taille, ne peuvent plus se passer des outils de gestion éditorial. D’autres rédactions plus petites en revanche ont fait le choix d’en finir avec les feuilles de calcul de Google pour passer à des outils plus dédiés.

Les enjeux de l'intégration d'un outil de planification

Lorsque vous ajoutez un logiciel gestion éditoriale à votre salle de rédaction, vous devez prendre en compte deux choses principales:

  • Workflows
  • Intégration technique

Le premier enjeux est bien plus important que le second, comme le montrent d’ailleurs nombreuses salles de rédaction qui réussisent à bien travailler avec un calendrier éditorial non intégré.

À quel niveau l’outil de planification s'intègre dans le workflow du logiciel dédié aux rédactions ?

Les outils de planification sont en pleine mutation, ce qui complique le fait de savoir comment et où l'utiliser dans les workflows de votre salle de rédaction.

  • Planification du contenu: rôle traditionnel et toujours crucial d'un outil de planification.
  • Planification et coordination du workflow

Planification de contenu workflows

L'outil de planification est le premier outil utilisé dans le processus de rédaction, et ce de l’élaboration de la thématique, à la publication du contenu, jusqu’à l'analyse de son impact.

Cependant, Il existe une exception concernant les informations de dernière minute et les contenus qui sont publiés sans recours à un processus de planification. Dans ces cas précis, le processus éditorial contourne l'outil de planification. Ensuite, le CMS peut être utilisé pour envoyer des mises à jour à l'outil de planification sur ce qui est publié automatiquement, afin que les listes de contenu restent complètes et à jour.

Planification et coordination du workflow

Les outils de planification avancés ont élargit leur champs de fonctions. Aujourd’hui, ils peuvent toucher à la fois des processus simples comme la planification de contenu à des processus plus sophistiqué de planification et de suivi de flux de travail éditoriaux.

Il revêt ainsi une importance capitale car de nombreux flux de travail sont répartis sur plusieurs outils logiciels, souvent peu intégrés.
Une parfaite illustration de cet exemple serait les outils de montage vidéo ou les logiciels de création de podcast où les suites de créations ne sont souvent pas intégrées au CMS.

De par son rôle traditionnel en tant que premier outil du workflow éditorial, l'outil de planification joue de plus en plus un rôle de supervision, et touche dorénabvant à la plupart des étapes du processus de rédaction.

Dans ce cadre précis, l'outil peut soit:

  • définir et amorcer les étapes du workflow
  • fournir un tableau de bord de l'état actuel du workflow

Ces fonctionnalités avancées requièrent un examen plus approfondi du rôle de l’outil de planification dans l’environnement du logiciel de la salle de rédaction.

D’autres systèmes pour l’intégration technique de l'outil de planification

Chez Desk-Net, nous observons souvent ces lectures lorsque notre outil de planification est utilisé par une salle de rédaction:

  • Au départ, il est considéré comme une condition préalable à une intégration approfondie au moins avec le système de gestion de contenu et notamment avec un certain nombre d’autres systèmes.
  • Le système potentiel à intégrer comprend:
    • systèmes de gestion de contenu
    • systèmes de gestion d'actifs numériques / multimédia (DAM, MAM)
    • des outils de communication tels que Slack
    • outils d'analyse tels que Google Analytics
  • Après réflexion, il devient clair qu'une grande partie des données de planification n'est pas nécessaire dans les processus d'édition et de publication effectués directement dans le système de gestion de contenu, voire d'autres systèmes. En conséquence, la nécessité d'une intégration approfondie se réduit considérablement.
  • En règle générale, les salles de rédaction choisissent en premier lieu un outil de planification non intégré ou, qui dispise d’une intégration limitée. Cela dit, pour de nombreuses rédactions, il continue une option d'intégration complète.
  • Une fois que l'outil de planification est utilisé depuis des mois, voire des années, les équipes de projet se lancent dans des efforts d'intégration ciblés, touchant des processus qui impliquent un transfert important de données entre l'outil de planification et les autres systèmes.
  • Les questions qui se posent sont:
    • Avec quel (s) système (s) devons-nous les intégrer?
    • Mono ou bi-directionnel ?
    • Quels éléments de données doivent être synchronisés?
    • De quoi avons-nous besoin dans la première version de l'intégration, et de ce qui devrait arriver ultérieurement ?

Notre conseil : Mieux vaut disposer de bons processus de planification avec un outil de gestion non intégré ou légèrement intégré, plutôt que de faire le choix d’un mauvais processus de planification disposant d’un outil profondément intégré.