Qu'est-ce qu'un calendrier éditorial? Définition et objectifs

Un calendrier éditorial est d’abord une source d'information centralisée à destination des rédacteurs, des spécialistes de la communication et des parties tiers impliqués dans le processus éditorial.  Il contient et présente un certain nombre d’informations, que ce soit sur les contenus planifiés, les métadonnées associées, voire le calendrier de publication à destination d’un ou de plusieurs canaux.

Exemple d’utilisation

Selon le type d’outil utilisé (voir ci-dessous), le calendrier éditorial peut prendre en charge plusieurs utilisations :

Planification de contenu

La principale fonction de la planification de contenu est sans aucun doute son rôle dans le processus éditorial qui commence par le pitch de contenu ou par les sujets qui sont déjà acceptés et qui se trouvent dans l’outil. Pour certains groupes d'utilisateurs, il peut s’avérer intéressant de ne pas saisir tous les petits détails relatifs au contenu. Dans ce cas d'utilisation, le calendrier éditorial sera utilisé pour :

  • gérer le processus de prise de décision
  • fixer les priorités
  • recueillir des informations
  • fournir les informations cruciales pour les équipes travaillant directement avec l'outil.

Tableau de bord

Le tableau de bord affiche le statut du contenu qui se trouvent sur un ou plusieurs canaux de publication. Lorsque vous utilisez le calendrier éditorial pour planifier le contenu, le tableau de bord ne reflète généralement pas le statut réel de ce qui est publié sur les différents canaux.

En intégrant le calendrier éditorial de manière bidirectionnelle à un ou plusieurs systèmes de gestion de contenu (CMS), cela lui permettra d’afficher les contenus qui n'étaient pas planifiées mais qui ont été publiées directement dans le CMS (ex : les nouvelles de dernière minute). Dans ce cas, le calendrier éditorial se transforme en tableau de bord de contenu qui pourra accompagner les éditeurs ou les organisations.

Fournir des informations à la vente de publicité

Dans la plupart des maisons d'édition, les chefs de pub doivent être informés le plus tôt possible des sujets à venir. En donnant accès au calendrier éditorial, ces derniers peuvent disposer rapidement de toutes les informations, et ce de manière fiable et avec un minimum d'effort.

Gérer un réseau éditorial

L’une des missions du calendrier éditorial est de faciliter la coopération au sein des agences et des organisations, et plus particulièrement de veiller à ce que les équipes coopèrent quotidiennement avec leurs collègues au sein de leurs réseaux éditoriaux.

Effectuer une analyse éditoriale

Les données du calendrier éditorial peuvent être utilisées directement dans l'outil ou exportées dans un fichier pour effectuer une analyse des processus de planification et des caractéristiques relatives au contenu planifié.

Éléments

Le calendrier éditorial peut contenir les éléments suivants (pour plus de détails, voir ci-dessous) :

  • Données descriptives
  • Contrôle des données
  • Liens et contenu
  • Contenu
  • Tâches connexes
  • Informations sur la planification

Données descriptives

La description du contenu est certainement la partie la plus importante concernant le planning éditorial. Il peut s’agir d’un simple texte descriptif ou d’un ensemble de données inclusives telles que:

  • Slug / titre
  • Notes
  • Données relatives à l'événement, telles que la date, l’heure et l'emplacement
  • Les pièces jointes

Contrôle des données

La planification éditoriale nécessite une réflexion approfondie sur la manière dont le contenu doit être utilisé par les systèmes semi-automatisés auxquels le calendrier éditorial est intégré.

Il peut s’agir de données telles que : le statut, la pertinence du contenu et sa longévité, le groupe cible et sa relation avec un sujet global (par exemple, «les élections»), etc. Ces données peuvent être saisies lors des phases de planification afin d’assurer la meilleure utilisation du logiciel.

Liens

Le calendrier éditorial peut contenir des deep links vers des systèmes connectés. Ces liens peuvent être insérés automatiquement par ces systèmes.

Contenu

Même si un calendrier éditorial n'est pas et ne devrait pas être considéré comme un CMS, il peut néanmoins contenir du contenu qui a été téléchargé par les utilisateurs ou par des systèmes connectés.

Tâches connexes

Pour gérer les tâches éditoriales, les contenus planifiés doivent être écrits et édités et les photos doivent être prises et répertoriées. Cette gestion est donc étroitement intégrée à la planification du contenu.
Pour cette raison, les calendriers éditoriaux professionnels incluent généralement une fonctionnalité de gestion des tâches (bien que cette fonctionnalité peut varier selon les outils).

Informations sur la planification

Recueillir les données sur le moment et le lieu de publication du contenu est un enjeu capital. 
En fonction de l'état du contenu, il est possible de programmer la publication (en phase de brainstorming) vers plusieurs plateformes avec des dates de publication programmables à souhait.
Cela peut également inclure des informations sur la fin de la phase de publication.

Utilisateurs et rôles

Au sein des départements de communication et d’édition, nous rencontrons un certain type d’utilisateurs qui travaillent avec et/ou consultent le calendrier éditorial :

  • Les coordinateurs tels que les chefs de rubrique, les responsables du contenu et les éditeurs (du côté managérial). Ces utilisateurs travaillent avec le calendrier au moins plusieurs fois par semaine,  si ce n’est plusieurs fois par jour. Ils sont responsables soit de l’ensemble de la planification éditoriale, soit d’une partie importante de celle-ci (rubrique sport par exemple).
    Selon le fonctionnement de leurs structures, ils examinent les propositions des sujets, prennent des décisions telles que la planification du calendrier de publication des contenus, etc, et peuvent même saisir les missions en fonction de sources externes qui proviennent des agences de presse, des emails, etc.

  • Les journalistes qui renseignent leurs sujets et qui reçoivent leurs missions avec toutes les informations complémentaires.

  • Les Photographes, graphistes, équipes de tournage et utilisateurs similaires travaillant sur des parties spécifiques de la création de contenu. Ils sont souvent très à cheval sur les délais et, dans le cas de photographes, participent à de nombreux événements comme les conférences de presse.

  • Les commerciaux (publicité) la force de vente peut avoir un accès (en lecture seule) au calendrier éditorial pour voir les contenus à venir afin de coordonner ses activités commerciales à l’avance.

  • Partenaires du réseau éditorial: de plus en plus d'éditeurs travaillent au sein d'un réseau de départements internes ou travaillent avec des partenaires internationaux. Un calendrier éditorial central ou un réseau partagé décentralisé de calendriers éditoriaux peut fournir à chaque partenaire un aperçu complet de la planification du contenu sur le réseau.

  • Clients externes et partenaires de syndication: Les organisations et autres utilisateurs externes peuvent également avoir accès à tout ou à une partie du calendrier éditorial s’il le souhaite, et ce pour visualiser un “Smörgåsbord” du contenu en cours de planification.

Workflow

Le calendrier éditorial est le tout premier outil utilisé dans le processus de publication.
Traditionnellement, il s’agissait d’un simple point de départ de ce processus. Cependant, de nos jours, les calendriers éditoriaux ont évolué pour devenir des tableaux de bord, voire des centres de contrôle couvrant une grande partie du processus de publication.
Les workflows incluent :

Les outils

Vous trouverez ci-dessous différentes approches d’outils pour le calendrier éditorial:

  • Sur papier : méthode traditionnelle

    • Avantages: Facile à utiliser. Peu coûteux.
    • Inconvénients: Limites fonctionnelles. Par exemple, les workflows sur papier sont difficiles à partager, voire impossible à accéder à distance. Sans parler du fait que les impressions des documents restent extrêmement encombrants. Néanmoins, la planification sur papier reste préférable en l'absence de planification éditoriale.
    • Qui devrait s'en servir: de très petites équipes situées dans un seul et même endroit, de préférence une salle de rédaction avec un faible nombre de contenu à planifier par mois, et peu de modifications et de mises à jour.
  • Outils génériques tels que Google Drive et les outils de gestion de projet et de gestion de tâches

    • Avantages: fonctionnelle et flexible.
    • Inconvénients: limité en ce qui concerne l’intégration du système de gestion de contenu, avec peu ou pas de fonctionnalités spécifiques aux besoins éditoriaux et de communication. Cela étant, il est nettement meilleur que la planification sur papier.
    • Qui devrait l'utiliser? Les équipes de taille petite à moyenne et / ou dispatchées qui ne nécessitent pas de fonctionnalités spécifiques et/ou de passer à la publication. Il s’agit là d’un véritable pas en avant par rapport aux calendriers éditoriaux sur papier.
  • Outils de calendrier intégrés aux suites logicielles de publication et aux systèmes de gestion de contenu. De nombreuses suites logicielles pour les salles de rédaction, les départements éditoriaux, les spécialistes du marketing de contenu et les départements de communication proposent des modules de calendrier éditorial intégrés.

    • Avantages: étroitement intégré à la suite logicielle.
    • Inconvénients: Verouillage du vendeur. La rédaction n’est souvent pas l’une des priorités du fournisseur, et les outils qui en résultent peuvent ne pas s’avérer très puissants ni très fonctionnelles pour cette dernière. Les modules de calendrier intégrés sont difficiles à utiliser si un certain nombre de CMS sont utilisés. 
    • Qui devrait l'utiliser? Clients de ces fournisseurs dont les besoins fonctionnels sont satisfaits par le module en question.
       
  • Plugins pour les systèmes de gestion de contenu populaires. Les systèmes de gestion WordPress ou Drupal bénéficient de nombreux plugins de développeurs tiers.
    • Avantages: meilleure intégration; peut être remplacé par d'autres plug-ins (ce qui signifie un verrouillage mineur du près du fournisseur) ; facile à installer.
    • Inconvénients: seuls un petit nombre de plugins sont disponibles et ceux uniquement pour les plateformes les plus populaires, ce qui signifie qu'il est nécessaire de trouver une option de rechange si le CMS est remplacé. De plus, la plupart des plugins sont actuellement destinés aux petites équipes.
    • Qui devrait l'utiliser? Les équipes qui travaillent sur des CMS comme Drupal ou WordPress. En effet, ces plugins répondent à leurs besoins fonctionnels surtout si un changement de CMS n’est pas prévu.
       
  • Calendriers éditoriaux dédiés
    • Avantages: outils puissants, autonomes - donc pas de verrouillage du fournisseur de CMS; compatibilité avec plusieurs CMS.
    • Inconvénients: plus complexe à intégrer au système de gestion de contenu.
    • Qui devrait l'utiliser? Les équipes utilisant plusieurs systèmes de gestion de contenu voire des équipes qui cherchent à disposer de fonctionnalités plus puissantes.
       
  • Solutions sur mesure. Certains éditeurs peuvent décider de créer leur propre calendrier éditorial, et ce dernier peut être construit sur la base d’outils tels que Jira ou Microsoft SharePoint.
    • Avantages: Systèmes adaptés aux besoins spécifiques.
    • Inconvénients: nécessite des ressources importantes pour le mettre en place et encore plus d’effort pour le maintenir et le mettre régulièrement à jour. Souvent dépassé après seulement quelques années.
    • Qui devrait l'utiliser? Les grands éditeurs aux besoins très spécifiques qui disposent de ressources nécessaires pour maintenir et poursuivre le développement de l'outil au cours des années à venir.

Intégrations

Les calendriers éditoriaux fonctionnent bien en mode autonome. Ses avantages peuvent justement être dérivés sans son intégration avec d'autres outils.
Cependant, à mesure que les besoins en outils de ce type augmentent, les intégrations deviennent de plus en plus importantes. 

Voici un aperçu des intégrations typiques:

Saisie de données

  • Email: Permet de transférer les idées d'articles et les fichiers entrants par courrier électronique directement dans le système.

  • CMS: pour les systèmes de gestion de contenu, il est nécessaire d’insérer automatiquement les données dans le calendrier éditorial. Exemple : ajouter des informations de dernière heure qui, de par leur nature, n'étaient pas planifiées / programmées dans le calendrier éditorial.

  • Flux de calendrier: gestion des flux d’information comme ceux fournis par les agences de presse dans des formats tels que EventML, G2.

  • Planning des flux d’information des agences: Réception et révision des budgets de reportage avec les fournisseurs dans le calendrier éditorial.

  • Intégrations du système de fichiers pour télécharger des fichiers / contenus à partir d'outils tels que Google Drive.

  • Outils de collaboration: pour intégrer des contenus ou d'autres données à partir d'outils tels que Slack.

Sortie de données

  • CMS et autres canaux de sortie tels que Facebook: Pour générer des ébauches directement dans le canal en fonction des données saisies dans le CMS.

  • Outils de planification de page: Pour recevoir les données nécessaires à la planification des produits d'impression.

  • Calendriers et outils de gestion des tâches: pour recevoir et consulter des assignations, en particulier des assignations basées sur des rendez-vous telles qu'une conférence de presse.

  • Fichiers d'analyse: fichiers téléchargeables à des fins d'analyse, généralement en xls.

  • Email: Envoi de listes de contenus à des destinataires externes par email.

Intégrations auxiliaires

Protocoles et outils d'authentification tels que Oauth, SAML, etc.