¿Qué es un calendario editorial? Definición y objetivos

Un calendario editorial es la fuente de información centralizada para editores, especialistas en comunicación y otros tipos de usuarios que trabajan en el área de publicación. Contiene y muestra la información sobre las historias planificadas, los metadatos relacionados y el calendario de publicación a través de uno o más canales.

Usos más frecuentes

Dependiendo del tipo de herramienta que se esté utilizando (ver más abajo), un calendario editorial puede asistir en numerosos usos diferentes:

Planificación de contenidos

Este es el uso principal en el proceso editorial, que comienza con historias propuestas o con ideas de historias ya aceptadas que se introducen en la herramienta. En el caso de ciertos grupos de usuarios, puede tener sentido no introducir cada pequeño detalle de contenido. Aquí, el calendario editorial se utiliza para

  • gestionar el proceso de toma de decisiones
  • definir prioridades
  • recabar información y
  • proporcionar la información esencial a los equipos que trabajan directamente con la herramienta.

Panel

El panel muestra el estado del contenido en uno o varios canales de publicación. Cuando el calendario editorial únicamente se utiliza para planificar el contenido, el panel no suele reflejar el estado real de lo que se publica en los distintos canales.

La integración bidireccional de la herramienta de calendario con uno o varios sistemas de gestión de contenidos (CMS) permite que el calendario editorial muestre historias no planificadas pero que se publicaron directamente en el CMS (por ejemplo, noticias de última hora). En este caso, el calendario editorial se convierte en el panel de control central de contenido para una empresa editora o institución/organización.

Proporcionar información para la venta de anuncios

En la mayoría de empresas editoras, el departamento de ventas de anuncios necesita ser informado lo antes posible sobre los próximos temas que se van a tratar. Facilitar el acceso al calendario editorial proporciona a este departamento toda la información necesaria de forma temprana, fiable y con el mínimo esfuerzo.

Gestión de una red editorial

Muchos equipos cooperan con otros equipos dentro de una organización más grande o incluso en redes editoriales que van más allá de los límites entre empresas. Un calendario editorial central o un conjunto de calendarios editoriales en red permite la cooperación entre estas redes.

Realización de análisis editoriales

Los datos del calendario editorial pueden ser utilizados directamente en la herramienta o exportados a un archivo para realizar un análisis de los procesos de planificación y de las características del contenido planificado.

Partes integrantes

El calendario editorial puede estar compuesto por los siguientes elementos (ver detalles adicionales más abajo):

  • Datos descriptivos
  • Datos de control
  • Enlaces y contenido
  • Contenido
  • Tareas relacionadas
  • Información de programación

Datos Descriptivos

La parte más importante es la descripción del contenido planificado. Esto puede ser un texto descriptivo corto y simple, pero también puede ir más allá e incluir información adicional como:

  • Slug/título o cabecera
  • Notas
  • Datos relacionados con el evento, como la fecha/hora y el lugar
  • Archivos adjuntos

Datos de control

La planificación editorial requiere una cuidadosa preparación sobre la forma en la que el contenido debe ser utilizado por los sistemas (semi)automatizados integrados en el calendario editorial. Datos como su estado, la relevancia del contenido, su vigencia, el grupo destinatario, su relación con un tema general (por ejemplo, “elecciones”), etc., pueden tener que introducirse durante las fases de planificación con el fin de asegurar el mejor uso futuro del contenido disponible.

Enlaces

El calendario editorial puede incluir enlaces profundos (deep links, en inglés) a sistemas conectados. Estos sistemas podrían insertar automáticamente los enlaces anteriormente mencionados.

Contenido

Aunque un calendario editorial no es ni debe ser considerado como un sistema de gestión de contenidos, puede englobar contenidos cargados por los usuarios o por sistemas conectados. 

Tareas relacionadas

Las historias planificadas deben ser escritas y editadas, también es necesario hacer fotos, etc. Esta gestión de asignación de tareas editoriales está estrechamente integrada con la programación del contenido debido a la naturaleza de tal asignación de tareas. 
Por esta razón, incluso los calendarios editoriales moderadamente potentes suelen incluir una función de gestión de tareas (aunque el grado de sofisticación de este elemento varía considerablemente).

Información de programación

Una de las piezas clave de la información son los datos sobre cuándo y dónde está previsto que se publique el contenido.

Dependiendo del estado del contenido, puede programarse para su publicación, o bien en ninguna plataforma (en la fase de brainstorming), o en múltiples plataformas con las mismas o diferentes fechas de publicación. Aquí también puede incluirse información sobre el final de la fase de publicación.

Usuarios y funciones

Los siguientes tipos de usuarios de los departamentos de redacción y comunicación trabajan con el calendario editorial o, como mínimo, lo leen:

  • Usuarios encargados de la coordinación: p.ej., jefes de sección, jefes de contenido, editores (jefes). Estos son los principales usuarios que trabajan, al menos, varias veces a la semana con el calendario, incluso varias veces al día en algunos casos. Son responsables de toda la planificación editorial o de partes significativas de la misma (por ejemplo, de la redacción deportiva al completo). Dependiendo de cómo funcione su organización, revisan las propuestas de historias, toman decisiones sobre las mismas (p.ej., programación del calendario de publicación de las historias, etc.), o también introducen la asignación tareas por sí mismos basándose en fuentes externas, tales como las fuentes de información por cable, los correos electrónicos, etc

  • Reporteros que introducen sus propuestas de historias y reciben una asignación de tarea con información adicional.

  • Fotógrafos, artistas gráficos, equipos de tomas de vídeo y otros usuarios similares que trabajan en partes específicas de la creación de contenidos, a menudo fuertemente ceñidos a plazos de entrega y que asisten a muchos eventos (p.ej., conferencias de prensa), como en el caso de los fotógrafos.

  • Venta de publicidad: este equipo de ventas puede tener acceso (sólo de lectura) al calendario editorial para ver qué historias están apareciendo, con el fin coordinar así sus actividades de venta.

  • Colaboradores de la red editorial: un número creciente de editores trabajan en una red interna de departamentos editoriales o con colaboradores más allá de los límites de la empresa. Un calendario editorial central o una red compartida descentralizada de calendarios editoriales conectados pueden proporcionar a cada participante una visión global de la planificación de contenidos en toda la red.

  • Clientes de contenido externo y socios de sindicación: las organizaciones y los usuarios externos pueden querer tener acceso a todo o parte del calendario editorial para disponer de una panorámica sobre la oferta de contenido que se está planificando.

Flujos de trabajo

El calendario editorial suele ser la primera herramienta utilizada en el proceso de publicación. 
En un principio, simplemente era el punto de partida del proceso. Sin embargo, los calendarios editoriales presentes han evolucionado hasta convertirse en paneles o centros de control de partes significativas del proceso de publicación.

Los flujos de trabajo incluyen: 

Herramientas

A continuación, se describen algunos de los diferentes enfoques existentes de herramientas para el calendario editorial:

  • Basado en papel. Método tradicional.

    • Ventajas: fácil de usar. Asequible. 

    • Desventajas: tiene importantes límites funcionales (por ejemplo: los flujos de trabajo en papel son difíciles de compartir o de acceder de forma remota, también son engorrosos de editar). Sin embargo, la planificación en papel sigue siendo preferible a la no planificación editorial.

    • Quién debería usarlo: equipos muy pequeños situados en un mismo lugar, preferiblemente en una sala con un número reducido de historias planificadas por mes y con pocos cambios y actualizaciones en la planificación editorial.

  • Herramientas genéricas como Google Drive, gestión de proyectos y herramientas de gestión de tareas

    • Ventajas: muy buena usabilidad y flexibilidad por lo general; 

    • Desventajas: limitadas cuando se trata de la integración de CMS y con pocas características específicas para las necesidades editoriales y de comunicación. Sin embargo, representan un gran avance en comparación con el formato en papel.

    • Quién debería usarlo: equipos pequeños y medianos, y/o dispersos, con necesidades reducidas en cuanto a las características específicas de publicación. A menudo, estas herramientas representan un avance respecto a los calendarios editoriales en papel.

  • Herramientas de calendario integradas con paquetes de software de publicación y sistemas de gestión de contenidos. Existen innumerables paquetes de software para redacciones, departamentos de redacción, marketing de contenidos y departamentos de comunicación que ofrecen módulos de calendario editorial integrados.

    • Ventajas: herramientas estrechamente integradas con el paquete de software

    • Desventajas: vendor lock-in (dependencia del vendedor o confinamiento propietario, en español). Frecuentemente, el segmento editorial no representa un ámbito prioritario para el proveedor, con lo que las herramientas resultantes pueden no ser muy potentes o fáciles de usar. Los módulos de calendario integrados son difíciles de utilizar cuando se emplean varios CMS diferentes.

    • Quién debería usarlo: clientes que ya trabajan con estos proveedores y cuyas necesidades funcionales quedan satisfechas o están cubiertas por el módulo en cuestión.

  • Plugins para los sistemas de gestión de contenido más demandados en el mercado. Sistemas como WordPress o Drupal se benefician de una serie de plugins de terceros desarrolladores.

    • Ventajas: estrechamente integrado. Puede reemplazarse con otros plugins (esto significa que el vendor lock-in es mínimo), fáciles de instalar.

    • Desventajas: sólo hay disponible un número reducido de plugins, y únicamente para las plataformas más populares. Esto significa que es es necesario encontrar alternativas de reemplazo cuando se cambia de CMS. Además, la mayoría de los plugins disponibles actualmente están diseñados para funcionar con equipos pequeños.

    • Quién debería usarlo: equipos que trabajen con Drupal, WordPress, etc. si esos plugins satisfacen sus necesidades funcionales y si no está previsto a corto plazo realizar un cambio de CMS.

  • Calendarios editoriales especializados

    • Ventajas: herramientas potentes e independientes, por lo que no hay vendor lock-in del CMS. Buenas en entornos con varios CMS.

    • Desventajas: más complejos de integrar con CMS.

    • Quién debería usarlo: equipos que utilizan múltiples sistemas de gestión de contenidos diferentes; equipos que precisan de funciones más potentes.

  • Soluciones a medida. Algunos editores han decidido desarrollar su propio calendario editorial, principalmente aquellos que crean la mayoría de los sistemas por su propia cuenta. A veces, se construyen sobre herramientas como Jira o Microsoft SharePoint

    • Ventajas: sistemas adaptados a necesidades específicas.

    • Desventajas: su creación requiere recursos significativos, y se necesitan aún más para su mantenimiento y actualización diarios. Suelen quedarse obsoletos a los pocos años.

    • Quién debería usarlo: importantes editoriales con requerimientos muy específicos que cuentan con los recursos necesarios para mantener y continuar desarrollando esta herramienta posteriormente

Integrations

Los calendarios editoriales funcionan bien en modo independiente. Es posible aprovechar la mayoría de los efectos positivos de una herramienta de este tipo sin necesidad de realizar una integración con otras herramientas. Sin embargo, a medida que los requisitos para tales herramientas aumentan con el tiempo, las integraciones cobran cada vez más importancia. 

A continuación, se describen algunas de las integraciones típicas:

Entrada de datos

  • Correo electrónico: para transferir al sistema ideas de historias y archivos que llegan por correo electrónico.
  • CMS: los sistemas de gestión de contenidos requieren insertar datos automáticamente en el calendario editorial, por ejemplo, para noticias de última hora que, por su propia naturaleza, no estaban planificadas o programadas en el calendario editorial.
  • Feeds de calendario: procesar feeds/fuentes de eventos, p.ej., los proporcionados por agencias de noticias en formatos como EventML, G2.
  • Feeds de planificación de las agencias de noticias: recibir y revisar los presupuestos de las historias con dichos proveedores en el calendario editorial.
  • Integraciones de sistemas de archivos para subir archivos/contenidos desde herramientas como Google Drive.
  • Herramientas colaborativas: para procesar propuestas de historias u otros datos desde herramientas como Slack.


Salida de datos

  • CMS y otros canales de salida como Facebook: para generar borradores de historias en un canal a partir de los datos introducidos en el CMS.
  • Herramientas de planificación de páginas: para recibir los datos necesarios con el fin de planificar productos destinados a su impresión.
  • Calendarios y herramientas de gestión de tareas: para recibir y revisar asignaciones de tareas, especialmente asignaciones basadas en citas concretas (p.ej., una conferencia de prensa).
  • Ficheros de análisis: archivos descargables para fines de análisis, normalmente en formato xls.
  • Correo electrónico: envío de listas de historias a destinatarios externos mediante correo electrónico.


Integraciones auxiliares
Protocolos y herramientas de autenticación: Oauth, SAML, etc.